Città di Valdagno
Provincia di Vicenza

REGOLAMENTO PER IL DIRITTO DI ACCESSO

CAPO I

PROCEDIMENTO PER IL DIRITTO DI ACCESSO

ART. 1
(Diritto di accesso )

1. Al fine di dare la più completa trasparenza e pubblicità alla propria attività, che si ispira al principio di imparzialità, il Comune assicura a tutti il diritto di accesso ai documenti ed agli atti amministrativi.

2. E' considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie, del contenuto di atti, anche interni, formati dall'amministrazione o comunque utilizzati ai fini dell'attività amministrativa.

3. E' considerato atto amministrativo ogni dichiarazione di volontà, di desiderio, di giudizio compiuta dall'amministrazione nell'esercizio della propria potestà amministrativa.

4. I consiglieri comunali e i revisori dei conti esercitano il diritto di accesso con le modalità e nelle forme previste dagli articoli 20, 21, 22, e 23 del presente regolamento.

5. Il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti o degli atti amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dalla legge e dal presente regolamento.

ART. 2
(Interesse all'accesso)

1. Hanno diritto alI'accesso ai documenti amministrativi:
a) coloro che vantino un interesse personale e concreto;
b) coloro che per legge abbiano titolo per esperire un'azione popolare in sede giudiziaria;
c) coloro che dimostrino di poter venire tutelati mediante una più compiuta conoscenza dei documenti amministrativi, anche ai fini di far valere situazioni di vantaggio altrimenti non utilizzabili.

ART. 3
(Procedimento per l'accesso)

1. E' istituito il procedimento per l'accesso.

2. Il responsabile del procedimento per l'accesso è colui che è preposto all'unità operativa che per i compiti ad essa attribuiti dalle norme di organizzazione degli uffici e dei servizi detiene le informazioni, i documenti e gli atti che sono oggetto della richiesta.

3. Il dirigente del settore designa il dipendente addetto all'unità che è tenuto a sostituire il responsabile del procedimento per l'accesso assente o impedito.

4. All'autenticazione della copia dei documenti depositati presso gli uffici comunali provvede il responsabile del procedimento, nonché, in ogni caso, il dirigente del settore oppure il segretario generale.

ART. 4
(Domanda)

1. Per l'esercizio del diritto di accesso l'interessato deve fare domanda indicando:
a) le informazioni richieste;
b) i documenti e gli atti di cui chiede visione o rilascio di copia, con i dati necessari alla loro individuazione;
c) i motivi, aventi relazione con i documenti richiesti, per i quali la richiesta di accesso è presentata;
d) l'eventuale procedimento di cui i documenti fanno parte.

2. La richiesta di visione o di rilascio di copia degli atti amministrativi e dei documenti disponibili sullo stato dell'ambiente non ha bisogno di motivazione.

3. La richiesta di estrazione di copia deve precisare l'uso che ne consenta eventualmente il rilascio in forma autentica in esenzione dall'imposta di bollo. Le copie dei documenti sullo stato dell'ambiente sono rilasciate in esenzione dall'imposta di bollo.

4. La domanda può essere presentata in forma verbale o in forma scritta. La domanda verbale di esame degli atti e dei documenti viene accolta di norma immediatamente.

5. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato o integrale o sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sulla sussistenza dell'interesse, sull'accessibilità del documento, il richiedente è invitato, dal responsabile del procedimento, a presentare domanda scritta che viene inviata immediatamente all'ufficio di protocollo.

6. Per facilitare la redazione della domanda scritta, presso gli uffici comunali è a disposizione degli interessati un apposito modulo.

ART. 5
(Informazioni e consultazioni)

1. Le informazioni sulle unità operative del Comune, loro compiti ed ubicazione, nonché sulle funzioni di altri enti ed uffici pubblici non comunali e loro sedi sono fornite prescindendo da qualsiasi formalità.

2. Si prescinde altresì da qualsiasi formalità per le richieste, anch'esse accolte istantaneamente, di consultazione della gazzetta ufficiale della Repubblica, della raccolta ufficiale delle leggi e dei decreti, del bollettino ufficiale della regione, del foglio degli annunzi legali della provincia, dello statuto e dei regolamenti comunali.

3. Anche le informazioni per usufruire dei servizi comunali o per attivare un qualsiasi procedimento amministrativo vengono fornite da tutte le unità operative su semplice richiesta verbale.

4. La consultazione delle liste elettorali, preceduta da espressa richiesta di qualsiasi cittadino, è ammessa dal responsabile dell'ufficio elettorale entro quindici giorni; in caso di consultazioni elettorali il termine può essere differito a trenta giorni.

ART. 6
(Incombenze del responsabile del procedimento)

1. La domanda scritta, protocollata, è restituita, ove possibile, al responsabile del procedimento a cura dell'addetto alI'ufficio di protocollo; il predetto responsabile comunica per iscritto all'interessato, oltre al proprio nome e cognome e all'unità operativa cui è preposto se la richiesta non attiene ad un procedimento già avviato, l'ora e il giorno in cui, durante l'apertura degli uffici al pubblico, può assumere le informazioni, esaminare integralmente o limitatamente i documenti e gli atti, ritirare la copia richiesta.

2. Il responsabile del procedimento provvede altresì immediatamente, anche a mezzo telegramma, a dare agli eventuali contro interessati avviso dell'accesso o di quanto comunicato in modo interlocutorio ai sensi dell'art. 8 comma 1. I contro interessati nel termine di tre giorni possono prendere visione della richiesta stessa e presentare memorie scritte.

3. Se la domanda non gli è stata restituita per qualsiasi motivo immediatamente, il responsabile del procedimento, con le modalità di cui all'art. 8 comma 2, comunica all'interessato la decisione dell'accoglimento dell'accesso.

ART. 7
(Termine per l'accesso)

1. Quando, a seguito di domanda verbale, non sia possibile l'accoglimento immediato, l'accesso, integrale o limitato ad alcuni documenti o a loro parti, non può essere differito oltre il termine di quindici giorni dalla presentazione della richiesta scritta.

2. Se si riscontrano motivi di urgenza, dati anche da evenienze eccezionali, accidentali ed improvvise, il termine di cui al comma I viene adeguatamente abbreviato dal responsabile del procedimento.

ART. 8
(Valutazioni del responsabile del procedimento)

1. Se la domanda scritta non consente di individuare le informazioni, i documenti e gli atti richiesti o non contiene motivi idonei, oppure ha bisogno di una approfondita valutazione dei motivi esposti, il responsabile del procedimento comunica per iscritto all'interessato che entro sei giorni, presso il proprio ufficio, può ritirare a seconda dei casi:
a) la decisione di diniego dell'accesso;
b) la decisione di ammissione dell'accesso con le notizie di cui alI'art. 6 comma 1;
c) la decisione di sospensione di ogni termine per l'acquisizione di chiarimenti o elementi integrativi sulla domanda.

2. Ogni decisione di cui al comma 1, lettere a), b) e c), non ritirata personalmente, viene inoltrata per posta o notificata per messo al domicilio del richiedente nel giorno successivo a quello ultimo utile.

3. Se la richiesta è stata accolta, il termine di dieci giorni entro cui l'accesso deve essere effettuato decorre dalla data della decisione di ammissione dell'accesso.

4. Se la risposta è interlocutoria, entro cinque giorni dal ricevimento della comunicazione, l'interessato deve fornire i chiarimenti o gli elementi integrativi, a pena di archiviazione della richiesta.

5. Ricevuti i chiarimenti, il responsabile del procedimento, valutate anche le eventuali memorie di cui all'art. 6, comma 2, sentito il dirigente, decide definitivamente il diniego o l'ammissione della richiesta di accesso entro quattro giorni.

ART. 9
(Differimento del termine)

1. Nei periodi dal 21 dicembre al 10 gennaio e dal 16 luglio al 15 settembre, e qualora il numero delle richieste sia tale da impedire o gravemente ostacolare il lavoro delle unità operative interessate, il termine di cui agli articoli 7 comma le 8 comma 3, può essere differito fino a trenta giorni dalla richiesta.

2. Il responsabile del procedimento, attraverso il dirigente, comunica al segretario generale l'elenco delle richieste per cui ha disposto il differimento del termine per l'accesso.

3. Ai fini della determinazione del termine finale, non si tiene conto del sabato e dei giorni festivi.

ART. 10
(Atti interni istruttori e di consulenza esterna)

1. Gli atti interni non richiesti dalla legge, in relazione ad attività istruttorie assunte dal Comune per libera scelta e per straordinarie e motivate esigenze, sono oggetto di accesso solo quando risultano presi a riferimento del provvedimento. L'accesso può anche essere motivatamente limitato ad una parte di tali atti.

2. L'accesso è, in ogni caso, escluso per gli atti di consulenza esterna che contengano valutazioni tali da poter indebolire le decisioni adottate dall'amministrazione, nonché per gli ordini e la corrispondenza interni all'amministrazione quando non vengono richiamati in deliberazioni o provvedimenti.

ART. 11
(Documenti riservati)

1. L'esercizio del diritto di accesso è escluso per i documenti e per le informazioni comunque da essi desumibili, che sono riservati per espressa indicazione di legge o per indicazione dell'autorità da cui provengono, oppure per espressa dichiarazione del sindaco.

2. I documenti sono dichiarati riservati dal sindaco, sentiti il segretario generale e il dirigente responsabile dell'unità operativa competente, sulla base di puntuali motivazioni di diritto e dati di fatto.

3. Sono, in particolare, dichiarati riservati i documenti appartenenti alle seguenti categorie:
a) i documenti relativi agli aspetti privati delle persone, che possano intaccarne la dignità e causare difficoltà alla loro vita di relazione;
b) i documenti che possono ledere in maniera diretta ed immediata gli interessi, statutariamente determinati, dei gruppi e delle associazioni o la loro pubblica immagine;
c) i documenti che possono ledere in maniera diretta ed immediata gli interessi di una impresa o il suo buon nome;
d) gli atti preparatori a procedimenti disciplinari nei confronti dei dipendenti;
e) i documenti che contengano apprezzamenti o giudizi di valore su persone individuate.

4. E' garantita agli interessati per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti la sola visione dei documenti, pur se sono stati dichiarati riservati ai sensi del comma 2, la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i loro interessi giuridici. Agli stessi fini è garantita la visione dei documenti temporaneamente riservati di cui all'articolo 12.

5. E' ammesso l'accesso ai dati contenuti nei documenti di cui al comma 3, raccolti mediante strumenti informativi, quando in qualsiasi modo da essi non possa individuarsi nessuna persona, gruppo o impresa, che siano oggetto della riservatezza.

6. E' fatta salva la vigente normativa in materia di autorizzazione alla consultazione degli atti riservati dell'archivio comunale relativi a situazioni puramente private di persone.

ART. 12
(Documenti temporaneamente riservati)

1. Il sindaco, qualora ne ravvisi motivatamente la necessità, può escludere l'accesso ai documenti di cui all' articolo II, comma 3, solo per un periodo ben definito, di cui viene indicata la durata.

ART. 13
(Registri riservati)

1. E' escluso l'accesso al protocollo degli atti riservati ed ai registri riservati per legge.

2. L'accesso ai documenti di cui al comma 1 è ammesso solo per motivi di studio o di ricerca storica o statistica; l'accesso non deve in ogni caso ostacolare l'attività degli uffici o dei servizi.

ART. 14
(Inammissibilità dell'accesso)

1. Non è ammesso l'accesso agli atti preparatori nel corso della formazione degli atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione, nonché degli atti inerenti ai procedimenti tributari, salvo diverse disposizioni di legge.

2. Fermi restando i limiti di cui all'articolo 2, gli atti e documenti delle gare d'appalto, non allegati o richiamati in provvedimenti, per l'aggiudicazione dei lavori, di beni, di forniture e di servizi, nonché i verbali delle operazioni di concorso e gli elaborati delle prove, sono sottratti all'accesso fino all'esaurimento dei relativi procedimenti.

ART 15
(Tutela giurisdizionale)

1. La decisione dell'esclusione, della limitazione, del differimento dell'accesso deve contenere la notizia della tutela giurisdizionale cui l'interessato può ricorrere ai sensi dell'articolo 25, comma 5, della legge 7 agosto 1990, n. 241.

ART 16
(Accertamento sui motivi dei ricorsi)

1. Ricevuto il ricorso al tribunale amministrativo regionale per la tutela di cui all'articolo 15, il sindaco, attraverso il segretario generale, accerta nel più breve tempo possibile i motivi per i quali la richiesta di accesso non è stata accolta, è stata limitata o è stata differita.

2. Il segretario generale riferisce al sindaco e, a seconda dei risultati accertati, dispone l'ammissione alI'accesso con conseguente deposito del provvedimento presso il tribunale amministrativo regionale, oppure la proposta per la difesa in giudizio delle ragioni del Comune.

ART. 17
(Tariffe per l'acceso)

1. L'esame dei documenti è gratuito.

2. Il rilascio di copia è subordinato al rimborso del costo di riproduzione, nonché al versamento delle spese d'ufficio per i documenti sullo stato dell'ambiente, e dei diritti di ricerca e visura per gli altri atti.

3. Spetta alla giunta determinare annualmente il costo di riproduzione dei documenti; per la determinazione delle spese d'ufficio, dei diritti di ricerca e visura, la giunta deve fare esclusivo riferimento ai diritti di segreteria fissati per le copie estratte dall'archivio.

4. Il versamento a favore del Comune delle somme di cui al comma 2 deve essere provato alI'atto del ritiro dei documenti.

5. Su richiesta dell'interessato le copie possono essere dichiarate autentiche; in tal caso sono fatte salve le disposizioni vigenti in materia di imposta di bollo, anche in relazione alla domanda scritta.

ART. 18
(Esame dei documenti)

1. L'esame dei documenti deve essere effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata, con l'eventuale assistenza di altre persone previamente individuate dal responsabile del procedimento.

2. L 'esame non effettuato nel giorno e nell'ora indicati può essere differito dall'interessato nei tre giorni successivi. Scaduto anche tale termine senza che sia stato compiuto l'esame, la richiesta è archiviata.

ART. 19
(Ritiro dei documenti)

1. Il ritiro della copia dei documenti e degli atti può essere effettuato dal procuratore speciale indicato dall'interessato, senza alcuna altra formalità, nella richiesta scritta di accesso.

2. Trascorsi inutilmente quindici giorni dalla scadenza del termine per il ritiro della copia, la richiesta è archiviata.

CAPO II
NORME PER L'ACCESSO DEI CONSIGLIERI E DEI REVISORI

ART. 20
(Diritto di accesso dei consiglieri comunali)

1. I consiglieri comunali hanno diritto di ottenere dagli uffici e dagli enti e aziende dipendenti dal Comune tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, nello stato in cui sono disponibili, utili alI'espletamento del mandato.

2. Essi, per l'espletamento del mandato, hanno altresì diritto di accesso ai documenti amministrativi.

3. L 'esercizio del diritto di cui al comma 1, nel periodo che intercorre dalla convocazione alla riunione del consiglio, in relazione a notizie ed informazioni correlate agli affari iscritti alI'ordine del giorno, avviene in maniera immediata alla presentazione della richiesta, anche verbale, al responsabile del procedimento per l'accesso e può essere eccezionalmente differito, purché in termini in ogni caso utili, solo per gravi motivi relativi al funzionamento dell'ufficio. In tale occasione e con le stesse modalità, i consiglieri possono esercitare il diritto di accesso mediante l'esame dei documenti, comunque attinenti agli affari dell'ordine del giorno, che non siano contenuti nei relativi fascicoli in visione.

ART. 21
(Tempi e modalità dell'accesso)

1. Salvo quanto previsto dal comma 3 dell'articolo 20, il responsabile del procedimento concorda con i consiglieri i tempi e le modalità per l'esame dei documenti e degli atti e per il rilascio di copie.

2. Il rilascio ai consiglieri di copia degli atti e dei documenti è esonerato dal pagamento dell'imposta di bollo e di qualsiasi altro diritto.

ART. 22
(Accesso agli atti riservati)

1. Non può essere inibito ai consiglieri l'esercizio del diritto di accesso agli atti interni di cui all'articolo 10 ed ai documenti dichiarati riservati la cui conoscenza agevola lo svolgimento dell'incarico, nonché agli atti preparatori di cui all'articolo 14, comma 1.

2. I consiglieri comunali sono tenuti al segreto nei casi specificatamente determinati dalla legge.

3. Quando sorgano dubbi, sulla richiesta di accesso dei consiglieri decide il sindaco entro ventiquattro ore, sentito il presidente del consiglio comunale.

4. Non è consentito ai consiglieri l'uso delle informazioni e delle copie dei documenti ottenute per fini diversi dall'espletamento del mandato.

ART. 23
(Diritto di accesso dei revisori)

1. Il diritto di accesso agli atti e documenti del Comune viene esercitato dai revisori dei conti presso il responsabile del procedimento, su semplice richiesta verbale, in tempi e con modalità da concordare.

CAPO III
NORME FINALI E TRANSITORIE

ART. 24
(Ricognizione dei compiti delle strutture)

1. Ai fini di cui all'articolo 3, comma 2, la giunta, su proposta del segretario generale formata sulla scorta degli atti e sentiti i dirigenti, entro trenta giorni dall'entrata in vigore del presente regolamento, approva l'elenco dei compiti attribuiti alle varie unità operative nelle quali è strutturato il Comune.

ART. 25
(Rinvio alla normativa vigente)

1. Per quanto non espressamente previsto nel presente regolamento si applicheranno tutte le norme vigenti in materia in quanto non incompatibili.

2. La modifica di norme legislative vigenti o l'emanazione di nuove, implicherà la loro immediata applicazione, con adeguamento del presente regolamento entro sei mesi.

ART. 26
(Entrata in vigore)

1. Il presente regolamento entra in vigore alla scadenza del quindicesimo giorno successivo alla sua ripubblicazione, dopo l'espletamento del controllo da parte del comitato regionale, secondo quanto stabilito dall'art. 17 dello statuto comunale.